برنامه ها و اولویت های حوزه توسعه و مدیریت منابع از سوی دکتر حسین پور معاون توسعه و مدیریت منابع دانشگاه تبیین شد

جناب آقای دکتر با توجه به مسئولیت جناب‌عالی در معاونت توسعه و مدیریت منابع دانشگاه در خصوص برنامه‌ها و اهداف موردنظر خود توضیحاتی را بفرمایید.

همان‌گونه که می‌دانید یکی از مواردی که می‌تواند ما را به موفقیت نزدیک نماید، استفاده درست از منابع و داشتن یک برنامه منظم در راستای اهداف کلان است. به‌عنوان مسئول در این بخش از دانشگاه و با توجه به مدیریت‌های تابعه آن شامل، فناوری اطلاعات، عمرانی، برنامه و بودجه، امور اداری و امور مالی و با عنایت به اهداف و برنامه های کلان دانشگاه چندین وظیفه مهم در این حوزه‌ها را دنبال می‌نماییم.

با تغییر نام معاونت اداری و مالی به توسعه و مدیریت منابع اهداف دانشگاه به سمت توسعه و مدیریت منابع نیز تغییر کرد. توسعه منابع از آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی تا گسترش فضاهای فیزیکی دانشگاه را شامل می‌شود. از سویی رویکرد دانشگاه مدیریت منابع است. یعنی اگر نتوانیم در استفاده از منابع دانشگاه اثربخشی، کار آیی و بهره­وری را افزایش بدهیم، منابع به هدر رفته است. با این مقدمه باید رویکرد خاصی را داشته باشیم تا بتوانیم درنهایت به اهداف دانشگاه برسیم.

در حوزه برنامه و بودجه، نکته مهم این است که همیشه خواسته‌ها و مطالبات نامحدود و منابع محدود است. پس باید باهنر بودجه‌بندی، منابع محدود را برای خواسته‌های نامحدود و در حوزه‌های مختلف تخصیص بدهیم و حداقل نیازها را تأمین نماییم. بر این مبنا اهداف این معاونت را تدوین و ترسیم نمودیم که بر اساس اولویت‌ها و برای اطلاع همکاران محترم عرض می نمایم. اولین هدف جدی در این بخش، ارتقای بهره‌وری است. می‌دانیم یکی از راه‌های رشد و جبران کمبودهای مالی، بهره‌وری است که اگر ارتقا و بهبود یابد بدون شک کمبودهای مالی را برطرف می‌نماییم. دومین هدف و اولویت کاری کلی در این حوزه، بهبود و کیفیت خدمات است. به‌طورکلی بنا داریم در بخش خریدها، پرداخت‌ها، منابع انسانی وکیفیت خدمات بهبود پیدا نماید. برخی اوقات این کیفیت خدمات با رضایت کارکنان سنجیده می‌شود و ما باید بتوانیم اعتماد، رضایت و همدلی کارکنان با را اهداف دانشگاه تأمین نماییم. سومین اولویت توسعه و بهبود فرایندهای کاری است چراکه بخش عمده‌ای از اتلاف منابع مالی و انسانی از فرایندهای غلط است که باید اصلاح شود. موضوع مهم دیگر، اصلاح ساختار سازمانی و استقرار مدیریت عملکرد است که باید ساختار متناسب با نیازهای جدید اصلاح شود و درنهایت به سمت تعیین اهداف کلان برویم که این امر درنهایت منجر به بودجه­ریزی بر مبنای عملکرد خواهد شد.

رسیدن به این اهداف مستلزم فراهم نمودن زیر ساخت هایی است چه سیاست ها و برنامه هایی را در این خصوص دنبال می نمایید؟

برای رسیدن به اهداف و انجام برنامه‌ها باید یک سری ارزش‌هایی را در سازمان تقویت نماییم و بر اساس آن انجام‌وظیفه نماییم. این ارزش‌ها درواقع بایدها و نبایدهای ما در انجام فعالیت‌ها است. ازجمله این ارزش‌های محوری، اخلاق حرفه‌ای است؛ چراکه کار در دانشگاه اخلاق خاص و ویژگی‌های متفاوتی از دستگاه‌های دیگر را می‌طلبد. نکته دیگر رشد دانش گرایی است یعنی باید در انجام کار علم انجام آن را هم یاد بگیریم و از دروی آزمایش و خطا دوری نماییم. سومین ارزش، سلامت نظام اداری، عمرانی و مالی است که باید باکمال سلامت انجام شود و شبه­ای در آن نباشد و نهایتاً شایسته‌سالاری و شفافیت در انجام امور است. این‌ها از بایدهای کار است و انتظار می‌رود که کارکنان با اشراف بیشتر بر دانش مرتبط با مسئولیت خود، کارها را شفاف انجام دهند تا ابهامی در آن نباشد.

در حوزه مالی دانشگاه اولویت های مدنظر جناب عالی چیست؟

در بخش امور مالی مهم‌ترین هدف، انضباط مالی و رهبری هزینه‌ها است. باید منابع درست و در جای خودمصرف شود و این مهم محور فعالیت‌ها است. رهبری هزینه، درست مصرف کردن است. بر این اساس بر آنیم تا ضمن رعایت این اصل در ادامه به تنوع‌بخشی به منابع درآمدی دانشگاه بپردازیم. برای این حرکت، اولین قدم تشکیل شورای تأمین مالی دانشگاه با دعوت از استادان و صاحب‌نظران حوزه مدیریتی و اجرایی دانشگاه بود که اولین جلسه آن برگزار شد. بحث دیگر موردنظر در این بخش، رفتن به سمت بودجه‌ریزی عملیاتی و بر مبنای عملکرد است که دنبال می‌شود که انشاالله انجام خواهد شد.

از دیگر برنامه‌های دردست اجرا مدیریت دارایی‌ها است. معتقدیم با درست استفاده کردن از امکانات و دارایی‌ها و املاک می‌توانیم ارزش‌افزوده ایجاد نماییم. بحث الکترونیکی کردن سیستم‌های مالی از دیگر موارد موردنظر است که با جدیت دنبال می‌شود برای نمونه در این خصوص و در گام اول، حذف دریافت چک از دانشجویان در زمان ثبت‌نام است. با این امکان دانشجو در زمان ثبت‌نام با پرداخت شهریه ثابت تا 6 ماه فرصت دارد برای پرداخت شهریه به‌صورت اقساط و تسویه بدهی خود اقدام نماید.

منابع انسانی یکی از حوزه های مهم معاونت توسعه و منابع انسانی است که به طور مستقیم در رسیدن به اهداف موردنظر اثرگذار است در این خصوص چه اهدافی مد نظر است؟

در حوزه منابع انسانی تبدیل وضعیت کارکنان شرکتی و قراردادی است که برایمان اهمیت زیادی دارد و از برنامه‌هایی است که دنبال می‌کنیم و با پیگیری‌های مکرر این موضوع به کمیسیون اجتماعی مجلس شورای اسلامی هم کشیده شد. در نظر داریم این بخش را زیر چتر دانشگاه بیاوریم تا ضمن تأمین امنیت شغلی همکاران، مشکل تأمین اعتبار در پرداخت حقوق و خارج شدن پرداختی‌های این مورد از محل درآمدهای اختصاصی برطرف گردد. همچنین در خصوص تبدیل وضعیت 90 نفر از کارکنان حجمی دانشگاه باید اشاره کنم که تعدادی از این افراد پذیرفته‌شده در آزمون ورودی دانشگاه و تعدادی دیگر از شاغلین قبل از برگزاری این آزمون استخدامی بوده­اند و با پیگیری‌های انجام‌شده و تا پایان سال جاری ردیف استخدام برای آن همکاران اخذ خواهد شد. در خصوص جذب اعضای هیئت‌علمی جدید نیز کد استخدامی برای جذب 67 عضو هیئت‌علمی از سازمان مدیریت و برنامه­ریزی کشور اخذشده است.

با توجه به ضرورت شایسته سالاری و نیز اهمیت آموزش ضمن خدمت همکاران اداری چه سیاستی را در این حوزه مدنظر دارید؟

در حوزه منابع انسانی تناسب شغل و شاغل برای ما از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در حال حاضر در برخی پست‌ها افرادی هستند که بعضاً آن پست با تحصیلاتشان همخوانی ندارند و یا شخصیتشان سازگار با پست نیست. این موضوع در حال بررسی و پیگیری در جهت رفع آن است. بحث دیگر که در برنامه‌هایمان است، بازنگری در آموزش ضمن خدمت کارکنان است. متأسفانه این آموزش در حال حاضر بر اساس نیازسنجی نیست و آموزش‌ها عمومی است و اینکه بعد از آموزش هیچ ارزش‌افزوده‌ای در خروجی عملکردها دیده نمی شود که باید در این خصوص نیز بر اساس نیاز بخش‌های مختلف به برگزاری دوره‌ها اقدام نماییم.

هنچنین جانشین پروری برای مدیران و روسای ادارات از اولویت‌های این بخش است. هیچ بخش دانشگاه نباید در صورت جابه‌جایی مدیر و رئیس اداره با خلأ مواجه شود و ضرورت دارد بر اساس در نظر داشتن جانشین پروری فردی در طول یک دوره مشخص تجربه لازم را کسب کرده باشد تا در صورت ضرورت جابه‌جایی با مشکلی در اداره آن مجموعه مواجه نشویم.

شرح شغل­ها از موضوعات مهم دیگر است که باید این مهم نیز بر اساس نیازهای جدید اصلاح شود. همچنین بنا داریم تا با نظام‌مند کردن پرداخت‌های کارکنان در خصوص اضافه‌کاری، پاداش و انجام کارهای موردی اصلاحاتی را انجام دهیم. متأسفانه در حال حاضر این موضوع، نظام‌مند نیست هدف مدیریت کردن این فضا است و امیدواریم بتوانیم با نظام‌مندی این فضا را مدیریت بهینه نماییم. همچنین امیدوارم که بتوانیم در آینده نزدیک تبدیل وضعیت همکاران قراردادی، شرکتی را نیز انجام دهیم. درصورتی‌که طرف قرارداد این همکاران دانشگاه باشد علاوه بر تأمین مصوبه دولت و مجلس شورای اسلامی در این خصوص، تأمین امنیت شغلی همکاران شرکتی نیز فراهم خواهد شد.

با توجه به محدودیت های بودجه در سال جاری، در بخش بودجه وتخصیص اعتبارات لازم حوزه های مختلف دانشگاه چه سیاستی دنبال خواهد شد؟

در بخش برنامه‌وبودجه چند برنامه مهم دنبال می‌شود. تدوین برنامه 5 ساله، برنامه سالانه، برنامه تخصیص بودجه دانشگاه در این بخش انجام‌شده است. بر این اساس به هر معاونت در 3 ماهه اول سال بودجه اختصاص‌یافته است که بر مبنای آن هزینه می‌شود. تا الآن مثل زندگی شخصی هزینه می‌کردیم و بر اساس اعلام نیاز خریدها انجام می‌شد، بدون در نظر گرفتن اولویت‌ها. اگر خریدها با برنامه انجام شود و بر اساس اعتبار لازم، باعث انضباط مالی می‌شود و از بی‌نظمی‌های مالی جلوگیری خواهد شد. اصلاح فرایندهای کاری جزء برنامه است که انجام خواهد شد.

چه اهدافی را برای حوزه اداری دانشگاه در نظر دارید؟

در حوزه امور اداری و خدمات عمومی چند برنامه کلیدی در این حوزه پیش‌بینی کردیم که اولین برنامه در این حوزه، تفویض اختیار به دانشکده‌ها است. بنا داریم به‌منظور تسهیل در انجام امور اختیارات معاونت توسعه آن‌هایی که قابل‌واگذاری است به دانشکده‌ها واگذار نماییم. در این راستا نظرات مختلف اخذشده است و انشا الله پس از تصمیم‌گیری نهایی در هیئت‌رئیسه دانشگاه از مهرماه سال جاری به دانشکده‌ها ابلاغ و اختیارات به آن‌ها واگذار خواهد شد.

اصلاح رویه‌های سیستم تدارکات از دیگر برنامه‌های حوزه اداری است. برای این‌که تأخیرها کم و سرعت تأمین نیازهای دانشکده‌ها و سایر بخش‌ها برطرف شود یک بازنگری در این بخش خواهیم داشت. رویه‌ها و فرایندها کاملاً اصلاح خواهد شد که اتفاقاً بخشی از این اصلاح‌ها بر اساس سیاست تفویض اختیار به دانشکده‌ها است.

برون‌سپاری برخی فعالیت‌ها، خدمات و فعالیت‌های غیرضروری از سیاست‌های موردنظر است. بنا داریم به‌منظور ارتقا کیفیت خدمات و نیز صرفه‌جویی در هزینه‌ها برخی از این امور ازجمله فضای سبز، نقلیه، تغذیه و خدمات محوطه دانشگاه به بخش خصوصی واگذار شود. در نظر است با رویکردی این برنامه‌ها دنبال شود تا آسیب و تعدیلی در نیروی انسانی اتفاق نیفتد. برای این منظور طرح ساماندهی سیستم حمل‌ونقل( اداری و دانشجویی) در حال تدوین است.

همچنین بهبود فرهنگ‌سازمانی و همدلی کارکنان از اقدامات ضروری است و دارای اهمیت است و باید روی آن کار کرد، چراکه باید با تأکید بر انجام کارگروهی فرهنگ‌سازمانی بهبود و ارتقا یابد. به نظر می‌رسد در برخی از بخش‌ها کارکنان منفعل هستند و نقشی برای تحقق اهداف دانشگاه در خود نمی‌بینند. نقش کارکنان برای ما مهم است و به‌عنوان عضوی از خانواده دانشگاه ضرورت دارد تا با ایجاد روحیه همدلی و هماهنگی شرایط مساعد و مطلوبی را فراهم‌سازیم تا به این وسیله شرایط را برای پیش بردن اهداف دانشگاه فراهم نماییم.

با توجه به ضرورت ارائه خدمات مختلف در بستر الکترونیکی، در این حوزه چه سیاستی پیش رو خواهد بود؟

در حوزه فناوری اطلاعات چند برنامه اصلی داریم ازجمله الکترونیکی کردن و هوشمند سازی کل فرایندهای دانشگاه (از امور اداری تا آموزش و...) باید تا جایی که امکان دارد کارها را به سمت الکترونیکی پیش ببریم. به دنبال این هستیم تا امور فارغ‌التحصیلان به‌طور کامل از طریق الکترونیکی انجام شود. موضوع مهم دیگر موردتوجه در این بخش ارتقای اینترنت به‌ویژه تقویت پهنای باند اینترنت خوابگاه‌ها است. بحث توانمندسازی کارکنان برای پشتیبانی نرم‌افزاری سیستم‌های دانشگاه است. در حال حاضر بابت این پشتیبانی پول زیاد پرداخت می­نماییم که در صورت توانمندسازی همکاران وضعیت بهتر خواهد شد. ارتقای سیستم اتوماسیون اداری دانشگاه از دیگر موارد این حوزه است و تاکید داریم این سیستم دسترسی و سرعت بیشتر داشته باشد.

با توجه به اجرای طرح تجمیع دانشگاه در طی سال های اخیر برای ادامه پروژه های عمرانی چه اولویت هایی را مدنظر دارید؟

در بخش عمرانی تکمیل پروژه‌های عمرانی نیمه‌تمام دانشکده الهیات، دانشکده تربیت‌بدنی و مجموعه فرهنگی باغ کرج است که از اولویت‌های حوزه‌ عمرانی است و در اولویت بعدی تعیین تکلیف و شناسنامه املاک و مستغلات دانشگاه است. همچنین تغییر کاربری ساختمان‌های مورداستفاده از تجاری به آموزشی از برنامه‌های این بخش است که باعث صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌ها خواهد شد.

با توجه به بازنشستگی‌ها کارکنان اداری در طی سال های اخیر چه تدابیری برای جایگزینی و پر کردن این نیروها اندیشیده شده است؟

بر اساس برنامه‌ریزی نیروی انسانی، خروجی سیستم ازنظر بازنشستگی، استعفا و ... و این‌که چطور می‌توان این کمبودها را برطرف و جبران کرد امکان‌پذیر خواهد شد. برای این منظور و ازجمله جایگزینی بازنشستگان سیستم اداری چند کار را آغاز کردیم که یکی از آن‌ها برنامه 5 ساله نیروی انسانی است که منتظر طرح در هیئت‌امنا دانشگاه است. راهکار دیگر استفاده از نیروی انسانی موجود است که این هم مشکلات خودش را دارد، چراکه خیلی از این‌ها جانشین پروری نشده است ولی باید از وضع موجود استفاده کرد. نکته بعدی برای جبران این کمبود، استفاده از ظرفیت همکاران خارج از ساعت اداری و در قالب ساعات اضافه‌کاری است که در صورت نهایی شدن آن، ارتقا مسئولیت‌ها را دنبال خواهیم کرد. برای جبران نیروی انسانی کارکنان متخصص در ساعات اداری وظایف مشخص و خارج از آن در بخش دیگر وظایف دیگری را بر عهده خواهند گرفت و از طریق پرداخت اضافه‌کاری این همکاری جبران خواهد شد. لازم به توضیح است در صورت تأمین هزینه‌ها در اولویت آخر به جذب نیروی جدید اقدام می‌نماییم.

در حوزه رفاهی تسهیلات خوبی در طی چند سال گذشته برای همکاران درنظر گرقته شده است. جناب عالی برای توسعه رفاه کارکنان دانشگاه چه برنامه ایی دارید؟

اصلی‌ترین برنامه در حوزه رفاهی دانشگاه، تنوع‌بخشی به خدمات است. بنا داریم این حوزه را گسترش داده و خدمات رفاهی را تنوع دهیم. برای این حوزه، برنامه‌ای را که پیش‌بینی کردیم، تهیه بسته‌های رفاهی است. درواقع در نظر داریم به‌جای استفاده از بسته‌های فعلی همچون سفر و استفاده از هتل کیش مهر، امکاناتی را با توجه به شرایط مختلف آماده و در اختیار همکاران قرار دهیم تا هر فرد با توجه به شرایط، امکان انتخاب را داشته باشد. براین اساس همکاران می‌توانند در قالب اعتبار تخصیص‌یافته از تسهیلات مختلف و متنوعی استفاده نمایند. این بسته بر اساس نیازسنجی از همکاران تدوین و تعریف خواهد شد و هدف آن حمایت مالی هدفمند با رعایت اصل اعتماد و دادن حق انتخاب به همکاران است.

معتقدم در اثر کار، زندگی و در اثر زندگی، کار نباید لطمه ببیند و باید یک تعادل بین این دو ایجاد شود. بر این اساس در نظر داریم با استفاده از امکانات موجود در دانشگاه بین این دو تعادل ایجاد نماییم و با تعادل بخشی در این خصوص اثرگذار باشیم. برنامه‌هایی را با این هدف به‌طورجدی دنبال می‌نماییم و از مقوله مشاوره در مطالعه خصوصیات ویژگی‌های فردی برای فراهم آوردن این فضا استفاده خواهیم کرد.

جناب آقای دکتر با توجه به تمدید قرارداد بیمه تکمیلی در طی چند روز گذشته و تغییر شرکت بیمه‌گذار، ابهاماتی برای همکاران شاغل و بازنشسته در این خصوص مطرح شد. لطفاً در این خصوص توضیحاتی را بیان فرمایید.

برنامه ما تغییر سیستم بیمه تکمیلی است. به این معنا که احتمال دارد در آینده در این سیستم همانند بیمه تکمیلی مجلس شورای اسلامی عمل نماییم. بر اساس این طرح حق بیمه همکاران به‌حساب دانشگاه واریز می‌شود و دانشگاه با این اعتبار، خسارت‌ها را پرداخت می‌نماید. امسال به دلیل کمبود فرصت موفق به اجرای آن نشدیم و با توجه به استعلام‌های انجام‌شده و عدم تمایل به ادامه همکاری با بیمه قبلی درنهایت منجر به انتخاب بیمه دانا شدیم. شرایط بیمه دانا با توجه به گسترش خدمات آن و مواردی که از سوی دانشگاه مطالبه شده بود بسیار نزدیک بود. در انتخاب بیمه دانا هیچ خدماتی نسبت به سال قبل کم نشده و عقب‌گرد نداشتیم و حتی درصدی هم بهتر شده است. در قرارداد سال گذشته با بیمه پارسیان 3 نفر بیمار خاص در قرارداد پیش‌بینی‌شده بود که امکان پرداخت هزینه‌اش بود که در قرارداد امسال به 10 نفر افزایش‌یافته است. همچنین امکان استفاده از خدمات مراکز درمانی تنها با ارائه کارت شناسایی بیمه مکمل در این قرارداد پیش‌بینی‌شده است که خود تسهیلی در ارائه خدمات به همکاران محترم است. در خصوص پرداخت حق سهم بیمه این تصمیم هیئت‌امنا دانشگاه است و در این خصوص طبق ضوابط و آئین‌نامه‌های پرسنلی عمل می‌نماید و به دلیل محدودیت‌های قانونی همکاران خانم برای پوشش تمام فرزندان خود از این تسهیل بهره‌مند نمی‌شوند.

در قرارداد جدید با بیمه دانا برخی از خدمات و پوشش هزینه‌ها افزایش پیداکرده است. در برخی از جبران خسارت‌ها، افزایش تعرفه‌ها به لحاظ قانونی امکان‌پذیر نبوده است و با توجه به حضور یکی از اعضای هیئت‌علمی با تخصص در حوزه بیمه و نظارت ایشان در عقد این قرارداد بهترین شرایط برای قرارداد جدید لحاظ شد. برنامه دانشگاه برای بیمه مکمل در سال آینده 2 حالت خواهد بود. یا این خدمت توسط سیستم دانشگاه انجام خواهد شد بر اساس سیستمی که اشاره داشتم و یا این‌که با هماهنگی و اشتراک نظر با 13 دانشگاه برتر قرارداد یکسان و یکجایی را اجرا خواهیم کرد.

جناب آقای دکتر در ابتدای پذیرش مسئولیت شما در حوزه معاونت توسعه و منابع انسانی شاهد تشکیل کمیته های مختلف هستیم در خصوص اهداف تشکیل این کمیته ها و شوراها اطلاعاتی را در اختیار قرار دهید.

رویکرد تشکیل این کمیته‌ها و شوراها این است که بحث مشروعیت را داشته باشیم و تصمیم‌گیری‌ها جمعی باشد و فردی و محدود نباشد و بتوانیم در اتخاذ تصمیمات و برنامه‌ها از نظرات تخصصی و مشورتی برای دستیابی به نتایج مطلوب­تر بهره مند شویم. بر این اساس تشکیل 11 کمیته تخصصی در معاونت توسعه و منابع انسانی دنبال شد و در حال حاضر 11 کمیته تخصصی شکل‌گرفته است. این کمیته‌ها با مشورت‌های علمی به‌منظور انجام اصلاحات در برنامه‌ها عمل می‌نمایند و تشکیلشان به‌غیراز جلسات و شوراهای عادی است.

کمیته ها و شوراهای تشکیل شده شامل: منابع انسانی، امور رفاهی، تحول اداری، شورای مدیریت سبز، ارتقای سلامت اداری، فرایند و ساختار، شورای تأمین مالی، شورای معاونان سابق توسعه و منابع انسانی، ، هیئت اجرایی منابع انسانی و شورای IT .