روابط‌عمومی پیشرو، موتور پیشران سازمان است

به گزارش روابط عمومی، دکتر محسن حبیبی، مدیر روابط عمومی دانشگاه علامه طباطبائی در یادداشتی نوشت: موضوع اصلی درباره روابط‌عمومی این است که کار این حوزه در سازمان‌ها بسیار حساس و پراسترس است. کار رسانه از مشاغل سخت است که در هفت روز هفته و 24 ساعت شبانه روز باید انجام شود. این موضوع نشان می‌دهد که شغل روابط عمومی با نهادهای دیگر تفاوت دارد. با اینکه به طور ذاتی تفاوت عمده‌ای بین کار روابط عمومی و دیگر مشاغل وجود دارد اما این تفاوت‌ها دیده نمی شود و توقع این است که نوع حضور کارکنان روابط عمومی ها مانند دیگر کارکنان باشد. 

تشکیلات روابط عمومی باید با دیگر مشاغل متفاوت باشد
دانشگاه‌ها و وزارت علوم، تحقیقات و فناوری بین نحوه حضور هیئت های علمی و کارکنان تفاوت قائل شده است. در انجام وظایف، نوع حضور، حقوق و محاسبه اضافه‌کار تفاوت است. نوع تعامل هیئت علمی با کارمند عادی در یک دانشگاه و نوع محاسبات به صورت کلی تفاوت دارد، به طور طبیعی باید بین کارکنان مالی و اداری و افرادی که شغل‌های متداوم کارمندی دارند و فردی که کارشناس روابط ‌عمومی است تفاوت وجود داشته باشد چرا که به‌صورت کلی انجام کار روابط ‌عمومی تفاوت عمده‌ای با دیگر حوزه‌ها دارد. 
در حقیقت باید برای کارکنان روابط عمومی‌ها به دلیل این تفاوت ذاتی شغل روابط عمومی و تشکیلاتی که برای روابط عمومی در یک دانشگاه می‌بینند تفاوت وجود داشته باشد اما در بیشتر دانشگاه، چنین موضوعی را مشاهده نمی‌کنیم. یعنی فردی که تشکیلات را طراحی و مصوب کرده به این موضوع توجه نکرده که شغل روابط عمومی 24 ساعته است.

جذب نیروی متخصص در روابط ‌عمومی‌ها به ‌درستی انجام نمی‌شود
از چالش های دیگر که در یک روابط ‌عمومی به ویژه در دانشگاه ها با آن برخورد می‌کنیم، موضوع نیروی متخصص در روابط عمومی‌ها است. ما در برخی از روابط عمومی‌ها مشاهده می‌کنیم که جذب نیرو به درستی انجام نشده است و افرادی که در حوزه های دیگر نتوانسته اند موفق باشند، در روابط عمومی‌ها مشغول به کار می‌شوند و همین موضوع موجب می‌شود که پست اشغال شده و دیگر امکان جذب وجود نداشته باشد و معضلی را برای روابط عمومی ایجاد کند. روابط‌ عمومی باید ترکیب بسیاری از مشاغل را داشته باشد چون باید چند کار مهم را انجام دهد. یکی از کارها این است که بتواند به بهترین نحو، فعالیت‌های دانشگاه را انعکاس دهد. برای تحقق این موضوع نیاز است که در قالب‌های مختلف رسانه‌ای کار عرضه شود. ما در روابط عمومی به افرادی که در ساخت تولیدات صوتی و رسانه‌ای مهارت دارند نیاز داریم. 
همچنین به افرادی نیاز داریم که این تولیدات را انتشار دهند. منظور افرادی است که در حوزه علم ارتباطات درس خوانده باشند و روزنامه‌نگاری بدانند. البته در روابط عمومی می‌بینیم که کار تنها به اینجا ختم نمی‌شود و بسیاری از برگزاری رویدادها در یک نهاد و سازمان و دانشگاه برعهده روابط عمومی است. بسیاری از بزرگداشت‌ ها نیز زیر نظر روابط عمومی برگزار می شود و فرد باید بتواند کار صحنه ای انجام دهد و در حد یک تهیه‌کننده ظاهر شود. حتی گاهی اوقات نقش یک کارگردان تئاتر را باید ایفا کند. هنگامی که برخی از مراسم ها برعهده روابط عمومی گذاشته می‌شود، تمام ریزه‌‌‌کاری های برگزاری رسمی یک رویداد بزرگ را باید لحاظ کند و روابط عمومی باید از این تخصص‌ها مطلع باشد. برگزاری چنین رویدادهایی ظرافت های خاص خود را دارد و کوچک‌ترین اشتباهی می‌تواند نتیجه تلاش های بلندمدت بسیاری را از بین ببرد.

ارتباط‌ با افراد برون سازمانی، از وظایف مغفول مانده روابط ‌عمومی‌ها است
غیر از این موارد یکی از وظایف مغفول مانده روابط عمومی، ارتباط‌ با افراد بیرون از نهاد و سازمان یا دانشگاه است. متاسفانه در بسیاری از موارد فکر می‌کنند که روابط عمومی یک ارگان تبلیغاتی است که تنها گزارشی را تهیه و توزیع و پخش می‌کند؛ در حالی که اینطور نیست و روابط عمومی در هر سازمانی به‌صورت دو سویه عمل می‌کند. روابط عمومی باید پلی باشد بین آنچه اتفاق می‌افتد و آنچه از بیرون توقع می‌رود نهاد یا دانشگاه داشته باشد، به همین دلیل ممکن است روابط عمومی در بین برخی از مدیران وجهه خوبی نداشته باشد چراکه وظیفه انتقال پیشنهادات و نظرات را بر عهده دارد و ممکن است برخی از مسئولان با آن به مشکل برخورد کنند. در اصل روابط ‌عمومی، ویترینی است که دو طرفه عمل می‌کند. 
موضوع دیگر این است که دانشگاه مخاطبان زیادی دارد؛ از دانشجو، استاد و کارکنان دانشگاه تا افرادی که به هر نحو با دانشگاه ارتباط می‌گیرند. افراد مختلف ارتباط برقرار می کنند و نظراتی دارند و این موضوعات باید بی‌کم‌وکاست انتقال پیدا کند. روابط‌عمومی نقش مهمی برعهده دارد که متاسفانه در دانشگاه‌های مغفول می‌ماند. درحالی‌که روابط‌عمومی موفق باید با ارگان‌های مختلف ارتباط تنگاتنگ داشته باشد؛ یعنی علاوه بر اینکه باید تخصص‌های لازم را داشته باشد افراد و کارشناسان یک روابط‌ عمومی موفق باید بتوانند از ارتباطات گسترده‌ای با نهادها و سازمان‌های مختلف برخوردار باشند، به ویژه با ارگان‌ها و نهادهای رسانه‌ای کشور یعنی باید بتوانند با تمام خبرگزاری‌ها و روزنامه‌ها، خبرنگاران و اصحاب رسانه ارتباطات نزدیکی داشته باشند. چون ما در سپهر رسانه‌ای بسیار پیچیده و گسترده‌ای زندگی می‌کنیم؛ دنیا و عصر، عصر رسانه‌هاست. اگر نتوانیم مطالب خودمان را انتشار دهیم مشکل مهمی برای روابط عمومی‌ها به وجود می‌آید. 

چرخ‌هایی که می‌تواند در دنیای رسانه،  روابط عمومی را جلو ببرد انواع و اقسام رسانه‌هایی هستند که در دنیای امروز وجود دارند. ممکن است کارکنان خوبی در برخی از واحدهای روابط عمومی وجود داشته باشد اما با فقدان ارتباط با رسانه‌های رسمی و خبرگزاری‌ها، روزنامه‌ها و سایر رسانه‌ها، تولیدات؛ انتشار درستی نداشته باشند در صورتی که این موضوع یکی از ویژگی‌های روابط عمومی موفق است.
البته تمام این موضوعات در کنار افراد باتجربه، کاربلد و متخصص جواب می‌دهد. افرادی که در سطح رسانه‌های مختلف ارتباط موفقی داشته باشند، سال‌ها حضور در موقعیت‌های مختلف داشته باشند و بتوانند این ارتباطات را به نحو خوبی استفاده کنند و پیام را بگیرند و منتقل کنند. اما متاسفانه نسبت به روابط عمومی ها کم‌توجهی در برخی از سازمان‌ها و ارگان‌ها انجام شده و آن‌طور که باید و شاید جدی گرفته نشده اند و به عنوان شغل خاصی که از دیگر مشاغل متفاوت است به آن نگاه نمی‌شود. هرجا که دیدیم مدیر ارشد و ساختار دانشگاه و سازمان به این مسائل توجه کرده شاهد بودیم که روابط عمومی بسیار پیشرو و تاثیرگذاری داشته ایم چراکه در حال حاضر نقشی که روابط عمومی خوب می‌تواند انجام دهد باعث می‌شود تا موفقیت مجموعه‌اش به خوبی منتقل شود. در این میان باید این مهم را هم مدنظر قرار داشت که در دانشگاه‌ها تولیدات علمی که در قالب کتاب و مقالات و... انجم و منتشر می شود،  اما نمی‌توان این دستاوردها را به همان صورتی که هست به مخاطب منتقل کرد چراکه بسیار فنی و تخصصی هستند. در چنین شرایطی روابط عمومی‌ای موفق است که بتواند آنها را به صورت بسته های قابل هضم به جامعه ارائه کند. روابط عمومی موفق می‌تواند موتور محرکه یک دانشگاه باشد و این موضوع موجب می‌شود تا سطح یک دانشگاه ارتقا پیدا کند. روابط عمومی حتی در رتبه بندی های دانشگاه ها نیز تاثیرگذار است.